Optimización de la gestión empresarial
En Colombia, el Business Process Outsourcing (BPO) se ha consolidado en los últimos años y sigue confirmando su poderío con 754.376 empleos generados en el último año. Con un crecimiento de 0.24% en comparación con el 2023, el año pasado esta modalidad se destacó en la generación de empleo formal, desarrollo de jóvenes talentos y la promoción de equidad de género e inclusión social. En este artículo analizaremos la importancia del proceso de outsourcing de pagos a terceros y los consejos para impulsar esta iniciativa en las empresas.
En un mundo que cada día se mueve más rápido, optimizar procesos corporativos es fundamental para enfocarse en las actividades principales y mejorar el rendimiento de la organización. Es así que el outsourcing de recursos humanos es un camino necesario para caminar en pro de la optimización de procesos. Esta subcontratación para la administración de pagos o para delegar tareas a expertos ha revolucionado el mercado laboral por años y en Colombia está creciendo y consolidándose como una herramienta clave para las empresas.
Tercerización de pagos
El outsourcing de pagos a terceros, entendida también simplemente como tercerización, busca contratar a un proveedor externo para gestionar tareas dispendiosas, pero fundamentales como pagos de nómina, de comisiones, de servicios, de incentivos o de reconocimientos. Este proceso, que se delega, se vuelve más ágil y facilita los diferentes pagos que necesitan hacer las organizaciones. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la automatización puede acarrear riesgos relacionados con suplantación, confusión de cuentas e incluso problemas con homónimos. Es por eso que es necesario contemplar los riesgos de esta tercerización y conocer las formas de evitarlos.
Además, es un proceso que se emplea para el pago de seguridad social y que facilita los diferentes cálculos que deben hacerse para hacer los respectivos pagos de acuerdo a la norma. Con esta tercerización, las empresas no solo hacen sus pagos a tiempo, sino que logran hacer los aportes de forma correcta y con las retenciones indicadas por la ley.
Seis beneficios de la tercerización
- Reducción de costos: con la tercerización se pueden evitar procesos como contratación de personal especializado o capacitación de personal interno lo que representará una reducción de costos significativos y simplificará los procesos de los equipos de pagos.
- Accesos a talento especializado: en los procesos de outsourcing las empresas pueden contratar a compañías con talento especializado que no solo están al tanto de la legislación, sino que se encargan de revisar las actualizaciones en temas de pagos, talento humano y cambios normativos.
- Cumplimiento fiscal: las empresas de tercerización están al tanto de las retenciones que deben hacerse y de los reportes que deben presentarse. Al hacer un proceso de outsourcing, las empresas contratantes no tienen que preocuparse por esos procesos requeridos a la hora de hacer pagos.
- Mayor agilidad y eficiencia: muchos de los procesos de pagos a terceros por outsourcing se hacen digitalmente, lo que permite reducir tiempos de trámites y evitar demoras que ralentizan procesos financieros y generan incumplimientos en los pagos.
- Seguridad y transparencia: al digitalizar estos procesos, existe una seguridad dada por la tecnología que garantiza mejores procesos. Además, tercerizar estos procesos con empresas que cuentan con validación de datos, ayudará a blindar aún más la seguridad de los pagos.
- Pagos actualizados: con la tercerización, las empresas tienen la garantía de que se están actualizando los valores de pagos cada año y de que no se están cometiendo faltas a la normativa.
Consejos para un outsourcing efectivo
Este procedimiento de delegación de pagos simplifica y agiliza procesos, pero también conlleva riesgos. Por eso para elegir un proveedor de la tercerización de pagos es recomendable:
- Seleccionar un proveedor adecuado. Investigar que el proveedor sea confiable, tenga una sólida reputación y tenga procesos como verificación de terceros para los pagos.
- Encontrar un proveedor que esté al tanto de la regulación nacional en materia de sistemas de pagos justos u otros para evitar sanciones o problemas legales.
- Contemplar los riesgos de la tercerización al proporcionar información clave y confidencial.
- Evaluar la implementación de la tercerización de pagos antes de iniciar el proceso es fundamental para que sea un proceso exitoso. En este proceso, es necesario hacer una evaluación de necesidades y objetivos de la empresa para saber cómo se deben tercerizar los pagos y cuál es el mejor aliado para hacerlo.
- Comunicar de forma efectiva las necesidades a la empresa de outsourcing y establecer un canal de comunicación y colaboración para que todos los procesos a lo largo del acuerdo sean óptimos y correctos.
- Monitorear y evaluar los procesos de la empresa que está tercerizando los pagos es clave para mejorar el desempeño e identificar fallas en el proceso. El monitoreo o la entrega de reportes son pasos sencillos que ayudarán a este proceso y a hacer los ajustes necesarios.
Validación de terceros para un outsourcing transparente
El outsourcing de pagos a terceros es una herramienta que optimiza los recursos de las empresas y el tiempo de los diferentes equipos involucrados en los procesos de pagos. Además, es un procedimiento que puede evitar inconvenientes a la hora de hacer los pagos como riesgos de fraude o errores administrativos.
Pero para que eso sea posible, se recomienda que la tercerización de pagos esté respaldada por una verificación de datos de las personas que van a recibir los pagos para validar la identidad y confirmar la información proporcionada por los receptores de los pagos. Con la validación de información, dada por aliados como Tusdatos, también es posible confirmar datos para hacer las respectivas retenciones y presentar los reportes requeridos ante las entidades reguladoras. Además, si en las bases de datos hay coincidencias de nombres, conocidos como homónimos, permite hacer la diferenciación y no cometer errores de cruces de pagos o de retenciones.
