La reciente aprobación de la reforma pensional en 2025 ha traído consigo importantes cambios en el sistema de seguridad social en Colombia. Una de las novedades más significativas es la ampliación de responsabilidades para las empresas que contratan servicios por prestación de contratos. En particular, los contratistas independientes se verán afectados por nuevas obligaciones relacionadas con la cotización al sistema pensional y el cumplimiento de ciertas reglas de fiscalización. En este artículo, exploraremos cómo estas modificaciones impactan tanto a los contratistas como a las empresas que los contratan, y cómo estas deben adaptarse a los nuevos requerimientos legales.
¿Qué es la reforma pensional y cómo afecta a los contratistas independientes?
La reforma pensional, aprobada en 2025, introduce cambios estructurales en el sistema pensional colombiano. Si bien los objetivos de la reforma son mejorar la cobertura del sistema y garantizar una pensión digna para todos los trabajadores, también implica mayores responsabilidades para las empresas, especialmente aquellas que contratan a trabajadores bajo contratos de prestación de servicios.
Nuevas responsabilidades para las empresas
La reforma pensional amplía las obligaciones de los contratantes, que deberán realizar una serie de pagos obligatorios al pilar contributivo para sus contratistas independientes. Esto significa que las empresas ahora tendrán que gestionar no solo las contribuciones de sus empleados directos, sino también las de los contratistas, quienes anteriormente no estaban obligados a aportar a la seguridad social de manera obligatoria en todos los casos.
Esto representa un cambio clave que afectará directamente los costos y procesos internos de las empresas. Si bien los contratistas seguirán siendo responsables de su propia afiliación y cotización, ahora las empresas deberán asegurarse de que sus contratistas estén correctamente registrados y que las contribuciones sean realizadas de acuerdo con la ley.
Principales cambios para los contratistas independientes
A continuación, detallamos los cambios más relevantes para los contratistas independientes bajo la nueva reforma pensional:
1. Pago obligatorio al pilar contributivo
Una de las principales modificaciones de la reforma es que los contratistas deberán realizar pagos obligatorios al sistema pensional, incluso si su trabajo es a través de un contrato de prestación de servicios. Este cambio significa que los contratistas no podrán evitar las cotizaciones, aunque no sean empleados directos de la empresa.
2. Nuevas reglas de cotización
A partir de la reforma, los contratistas independientes tendrán reglas más estrictas en cuanto a la base de cotización. La base mínima de cotización se ajustará al salario mínimo y la base máxima será proporcional a la cantidad de ingresos percibidos por el contratista, lo que podría representar una carga adicional para aquellos con mayores ingresos.
3. Fiscalización reforzada
La reforma también establece medidas más estrictas para la fiscalización de los pagos a los sistemas de seguridad social. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) tendrá más facultades para realizar auditorías a las empresas que contratan servicios por prestación. Esto implica que las empresas deberán implementar controles más rigurosos para evitar sanciones por incumplimiento de las nuevas disposiciones.
¿Cómo deben adaptarse las empresas a los nuevos requerimientos?
Las empresas que contratan a contratistas independientes deben estar preparadas para cumplir con las nuevas responsabilidades que la reforma pensional establece. A continuación, te presentamos algunas recomendaciones prácticas para adaptarse a estas modificaciones y evitar posibles sanciones.
1. Actualizar los sistemas de gestión de pagos a terceros
Una de las primeras acciones que deben tomar las empresas es actualizar sus sistemas de gestión de pagos a terceros. Esto incluye verificar que todos los contratistas estén correctamente afiliados al sistema de seguridad social y que las cotizaciones se realicen de acuerdo con las nuevas reglas.
Ejemplo práctico:
Una empresa de consultoría que contrata varios expertos independientes debería asegurarse de que todos sus contratistas estén registrados en el sistema de seguridad social, y de que se estén realizando las cotizaciones correspondientes al sistema pensional, salud y riesgos laborales.
2. Crear procedimientos internos de verificación
Las empresas deben establecer procedimientos internos claros para verificar que sus contratistas independientes estén cumpliendo con las obligaciones relacionadas con la reforma pensional. Esto puede incluir la revisión de los pagos realizados por los contratistas, así como la actualización de los contratos para incluir cláusulas que garanticen el cumplimiento de las nuevas disposiciones legales.
3. Capacitar al personal de talento humano y contabilidad
Es crucial que el personal encargado de la contratación de terceros, ya sea de talento humano o contabilidad, esté al tanto de los cambios y pueda gestionar adecuadamente los pagos y las contribuciones al sistema pensional. La capacitación continua es esencial para asegurar que se cumplan las normativas vigentes y se eviten errores que puedan generar sanciones.
4. Consultoría y asesoría especializada
Debido a la complejidad de los cambios y las implicaciones fiscales que conlleva la reforma pensional, es recomendable que las empresas consulten con expertos en seguridad social o asesores fiscales para garantizar que todos los procesos estén en orden. La asesoría adecuada puede evitar sanciones costosas y garantizar el cumplimiento total de las obligaciones legales.
Implicaciones por incumplimiento
El incumplimiento de las nuevas disposiciones de la reforma pensional puede acarrear graves consecuencias para las empresas. Entre las principales implicaciones por no cumplir con las nuevas responsabilidades se encuentran:
- Multas y sanciones: La UGPP tiene la facultad de imponer sanciones económicas a las empresas que no cumplan con sus obligaciones de pago al sistema pensional. Estas sanciones pueden ser significativas y afectar la liquidez de la empresa.
- Responsabilidad solidaria: En algunos casos, las empresas pueden ser consideradas responsables solidarias por no haber garantizado que sus contratistas cumplieran con sus obligaciones de seguridad social. Esto implica que las empresas podrían ser obligadas a asumir los pagos pendientes en nombre de sus contratistas.
- Problemas legales: El incumplimiento de las normativas puede dar lugar a litigios con los contratistas o con las autoridades fiscales, lo que podría afectar la reputación y estabilidad de la empresa.
Recomendaciones para una implementación exitosa
Para asegurar una implementación exitosa de las nuevas reglas derivadas de la reforma pensional, las empresas deben:
- Realizar auditorías periódicas: Asegúrate de realizar auditorías internas de manera regular para verificar el cumplimiento de las nuevas normativas.
- Establecer una comunicación clara con los contratistas: Informa a todos los contratistas independientes sobre los cambios y explícales su nueva responsabilidad en cuanto a la cotización al sistema pensional.
- Actualizar los contratos de prestación de servicios: Asegúrate de que todos los contratos estén alineados con las nuevas disposiciones legales.
Preguntas frecuentes sobre la reforma pensional
¿Qué impacto tendrá la reforma pensional en los contratistas independientes?
La reforma obligará a los contratistas independientes a realizar pagos al sistema pensional, lo que antes no era obligatorio en todos los casos. Esto cambiará la forma en que los contratistas gestionan sus aportes y afectará sus ingresos netos.
¿Cómo pueden las empresas adaptarse a estos cambios?
Las empresas deben actualizar sus procesos de gestión de pagos a terceros, capacitar a su personal y establecer procedimientos de verificación y cumplimiento. También pueden buscar asesoría legal para garantizar el cumplimiento de la reforma.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con las nuevas disposiciones?
Las sanciones pueden incluir multas económicas, responsabilidades solidarias por los pagos no realizados y posibles problemas legales con los contratistas o las autoridades fiscales.
La reforma pensional de 2025 marca un hito en el sistema de seguridad social en Colombia, especialmente para las empresas que contratan a contratistas independientes. Estos cambios traen consigo nuevas responsabilidades para las empresas y los contratistas, que deben ser gestionadas de manera adecuada para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de la ley. Si tu empresa aún no ha actualizado sus procesos para cumplir con la reforma pensional, es hora de tomar acción. Consulta con expertos y asegúrate de que tu sistema de gestión de pagos a terceros esté al día con las nuevas disposiciones legales.
Para obtener más información sobre cómo adaptar tus procesos a la reforma pensional, visita nuestra página sobre reforma pensional.
