¿Trabajas por contrato de prestación de servicios y te dijeron que “ahora la empresa te descontará la seguridad social”? ¿Es una obligación nueva o depende de lo que acuerden? Tranquilo: aquí te explico, con base en las normas vigentes, cuándo la retención/pago por parte del contratante es obligatoria, cuándo es voluntaria y cómo operar correctamente en PILA bajo las reglas de 2025.
Pista rápida: la Ley 2381 de 2024 abrió la puerta para que el contratante pueda asumir el pago de los aportes del contratista si hay acuerdo expreso; y la Resolución 467 de 2025 del MinSalud reglamentó el “Aportante 15 – Contratante” y la “Planilla Y – Independientes empresas” para ejecutar ese acuerdo.
¿Qué cambió con la Ley 2381 de 2024?
La reforma pensional (Ley 2381 de 2024) introdujo deberes y mecanismos operativos para asegurar el recaudo de cotizaciones en contratos de prestación de servicios. Entre ellos, la posibilidad de que contratante y contratista acuerden que el primero pague directamente las cotizaciones del independiente (salud, pensión y, cuando aplique, riesgos laborales). Distintos documentos oficiales y técnicos explican ese marco y sus alcances para 2025.
Resolución 467 de 2025: cómo se implementa en PILA
El Ministerio de Salud y Protección Social reglamentó la operativa mediante la Resolución 467 de 2025, que actualiza el anexo técnico de PILA y crea dos piezas clave:
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Aportante “15 – Contratante”: figura para entidades públicas o privadas con contratistas de servicios personales (contratos > 1 mes) que acuerdan que el contratante pague cotizaciones del independiente.
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Planilla “Y – Independientes empresas”: la planilla específica con la que el contratante realiza esos pagos. La norma aclara que, en este esquema, el contratista se reporta como tipo de cotizante “59 – Independiente con contrato de prestación de servicios > 1 mes”.
Además, la Resolución 467 prevé que si no hay pago por planilla Y, el contratista sigue aportando por su cuenta con Planilla I – Independientes y tipo de cotizante 3 – Independiente.
Entonces… ¿la retención/pago por el contratante es obligatoria o voluntaria?
Voluntaria (con acuerdo) para salud y pensión
Para salud y pensión, la 467 es clara: el pago por parte del contratante es opcional y procede solo si existe acuerdo expreso entre las partes. Si acuerdan, el contratante usa Planilla Y y reporta al contratista como tipo 59; si no acuerdan, el independiente sigue pagando con su Planilla I.
Obligatoria en casos de Riesgos Laborales específicos
Cuando la actividad del contrato esté en clases de riesgo IV o V, la 467 señala que el aporte a riesgos laborales (ARL) es obligatorio (vía Aportante 15), mientras que salud y pensión siguen siendo opcionales (con acuerdo).
Retención por ausencia de aportes (control)
La misma resolución recuerda que el contratante puede retener sumas adeudadas por el contratista si hay omisión o inexactitud en el pago al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales durante la ejecución o liquidación del contrato (en línea con Ley 789 de 2002 y Ley 1393 de 2010). Es una medida de control, distinta al acuerdo voluntario de pago directo.
¿Cómo opera el acuerdo? Paso a paso
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Acuerdo expreso: inclúyanlo por escrito (contrato u otrosí). Defina quién paga, sobre qué base, periodicidad y qué subsistemas cubre.
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Habilitación en PILA: el contratante se configura como Aportante 15 y liquida por Planilla Y al tipo 59.
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Base de cotización: para contratos de prestación de servicios, se mantiene la regla de calcular el IBC sobre el 40% del ingreso mensualizado (con mínimo 1 SMMLV), salvo reglas especiales.
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ARL: si la actividad implica riesgo IV o V, el contratante debe afiliar y pagar ARL; para riesgos I–III aplica la regla general y la suma de honorarios del mes para determinar IBC y coberturas.
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Novedades: cuando el vínculo finalice, reporte la terminación conforme a las nuevas validaciones de PILA para Aportante 15.
¿Qué responsibilities asume cada parte?
Contratante
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Si hay acuerdo: paga (y descuenta de honorarios cuando aplique) salud y pensión del contratista por Planilla Y; afilia y paga ARL cuando corresponda (riesgo IV/V). Lleva soporte y conciliación de pagos.
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Control: puede retener valores ante omisión o inexactitud del contratista, según las leyes 789/2002 y 1393/2010.
Contratista independiente
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Sin acuerdo: sigue cotizando directamente con Planilla I (tipo 3).
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Con acuerdo: debe entregar información veraz (IBCs, ingresos), facilitar afiliaciones y revisar comprobantes de pago. Materiales oficiales (ABECÉ) detallan responsabilidades y casos como aportes voluntarios a CCF.
Escenarios prácticos (2025)
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Consultor con contrato de 6 meses (riesgo II)
Si no pactan nada, el consultor paga por Planilla I (tipo 3). Si acuerdan, el contratante liquida por Planilla Y (tipo 59) salud y pensión; ARL no es obligatoria por Aportante 15 en este caso (aplican reglas generales). -
Técnico en altura con contrato de 4 meses (riesgo V)
El contratante debe afiliar y pagar ARL; salud y pensión pueden ser asumidas por el contratante solo si lo acuerdan. Liquidación por Planilla Y y tipo 59. -
Varios contratos en el mismo mes
La 467 recuerda sumar ingresos para calcular el IBC cuando corresponda y que el IBC mínimo es 1 SMMLV.
¿Qué pasa con la “retención” de aportes?
En la práctica, muchas empresas hablan de “retención” cuando descuentan del pago los valores de seguridad social del contratista y las giran en su nombre (bajo Aportante 15 y Planilla Y). Esa retenciónno es obligatoria por defecto para salud y pensión: depende del acuerdo. Sí existen facultades de retención como mecanismo de control cuando hay omisión/inexactitud de aportes, conforme a la ley (distinto del acuerdo voluntario).
Impacto para empresas que realizan pagos masivos
Si gestionas pagos y dispersión a contratistas, este esquema simplifica conciliación y control, especialmente si integras la liquidación PILA con tus flujos de tesorería. Para entender la base conceptual y las novedades operativas, revisa análisis técnicos sobre Aportante 15 y Planilla Y.
¿Quieres unificar la gestión de tus Aportes a seguridad social y pagos a contratistas con procesos claros y trazables? Evalúa herramientas y aliados que soporten estas reglas (PILA, novedades y conciliación).
Buenas prácticas para acuerdos claros
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Formaliza el acuerdo (contrato u otrosí) y detalla subsistemas cubiertos (salud, pensión, ARL, CCF).
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Define periodicidad, base de cotización e IBC mínimo.
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Documenta descuentos y comprobantes de pago (Planilla Y).
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Capacita a tu equipo en novedades y cierres (terminación, suspensiones).
Preguntas frecuentes sobre aportes de seguridad social
1) ¿El contratante debe pagar siempre la seguridad social del independiente?
No. Para salud y pensión es opcional, solo procede si hay acuerdo expreso entre contratante y contratista (Aportante 15 + Planilla Y).
2) ¿Cuándo sí hay obligaciones específicas para el contratante?
Cuando la actividad está en riesgo IV o V, el contratante debe pagar ARL; salud y pensión siguen siendo opcionales (con acuerdo). Además, puede retener valores por omisión/inexactitud de aportes del contratista como medida de control.
3) Si no hay acuerdo, ¿cómo pago mis aportes?
El independiente liquida con Planilla I – Independientes, tipo de cotizante 3, tal como antes.
4) ¿Cuál es la base de cotización para contratistas por servicios?
En general, el IBC se calcula sobre el 40% del ingreso mensualizado (mínimo 1 SMMLV), conforme a reglas vigentes y material técnico 2025.
5) ¿Se incluye Caja de Compensación Familiar (CCF)?
La CCF es voluntaria para independientes. Si el contratante paga la seguridad social por acuerdo, debe incluir la CCF cuando el contratista haya optado por ese aporte.
6) ¿Qué soportes debe guardar el contratante?
El acuerdo escrito, la liquidación en Planilla Y, comprobantes de pago y reportes de novedades (p. ej., terminación).
La respuesta corta es: para salud y pensión no es obligatoria la retención/pago por parte del contratante; es voluntaria y requiere acuerdo expreso. La Resolución 467 de 2025 brinda el “cómo” (Aportante 15 y Planilla Y) y fija obligaciones puntuales —como ARL en actividades de riesgo IV/V— y medidas de control por omisión de aportes. Si eres empresa, estandariza tus procesos de PILA y conciliación; si eres contratista, asegúrate de que cualquier descuento/pago por tu seguridad social esté pactado por escrito y correctamente reportado.
Para profundizar o implementar estos cambios en tu operación, consulta a tu proveedor de nómina/PILA y revisa tus flujos de Aportes a seguridad social.
